扬州中瑞酒店职业学院档案管理办法

扬中瑞〔2019〕44号

第一章  总  则

第一条  为了加强学校档案工作，提高档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局《归档文件整理规则》、《江苏省档案管理条例》、《高等学校档案管理办法》等法律法规，结合学校实际，制定本办法。

第二条  本办法所称的档案，是指学校在从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条  学校档案记录反映了学校发展的历史过程，是学校信息资源的重要组成部分，是评估和衡量学校教育质量和管理水平的重要依据。学校档案工作是反映和维护学校历史面貌的一项重要工作，是办好学校的重要基础工作之一。

第四条  档案是学校的宝贵资源，任何部门和个人不得将应归档的文件材料截留或据为己有。

第五条  档案工作必须遵循统一领导、集中管理、维护档案的完整、准确与安全、便于开发利用的原则，严格实行“文件材料形成部门负责文件材料的收集、积累、移交，学校办公室负责文件材料的分类、整理、归档”（简称“部门收集、校档案室整理归档”）的制度。

 第六条  学校档案工作应纳入学校整体计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围，逐步做到与学校其他工作同步管理，协调发展。

第二章 机构设置与任务

第七条  学校建立档案工作领导小组，由分管档案工作的校领导担任组长，校办主任为副组长，成员由与学校档案工作密切相关的职能部门负责人组成，领导全校档案工作。

第八条  校办是保存和提供利用学校档案的机构，应具备符合要求的档案库房和管理设备。需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案可以根据实际需要设立分室单独保管。

第九条  校办是学校档案工作的职能管理部门。其主要任务是：

1、宣传、贯彻、执行党和国家关于档案工作的法令、政策和规定，提高全校师生员工的档案意识；

2、制订学校档案工作发展规划、工作计划及规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况；

3、指导、协助各部门做好文件材料的收集和平时归卷工作，根据不同门类、不同载体文件材料归档的特点，及时做好归档文件材料的接收、分类、整理、装盒、统计、保管和利用工作；

4、科学地管理档案，在开展档案开放和利用工作的同时，严守档案机密，确保档案安全；

5、负责编辑档案参考资料，编制检索工具，多途径、多形式地开发档案信息资源，积极为学校和社会各方面工作服务；

6、负责学校档案工作网络建设和档案工作的业务指导，组织对全校专、兼职档案工作人员的业务培训、学术研究和学术交流等活动，努力提高档案工作人员的素质和档案工作水平；

7、组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

8、利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

第十条  学校建立档案工作网络，档案工作网络由学校各部门主要负责人和兼职档案员组成，学校各部门主要负责人为本部门档案工作的责任人，各部门兼职档案员具体承办本部门文件材料的收集、积累、移交以及留存文件材料的管理工作。

第十一条  学校档案专兼职人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守、严守机密，努力学习档案专业知识和科学文化知识。学校对档案专兼职人员可实行档案专业技术职务聘任制。

第十二条  学校对档案专兼职人员工作进行考核，对在年度归档工作中表现突出的予以表彰奖励，对因玩忽职守而造成档案损失的给予相应的处理。

第三章 文件材料的收集、整理、移交和接收

第十三条  学校建立和完善文件材料的归档制度。各部门应把文件材料的形成、积累、移交工作纳入部门工作计划，列入教学、科研、管理人员的职责范围，做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

第十四条  学校各部门应归档的文件材料及其电子版文件应由文件材料形成者配合兼职档案员按照要求分类收集并做好平时归卷工作。

第十五条  有关部门对举行重大活动时，必须通知学校办公室相关人员参加，以便对应归档的文件材料进行审查验收，签署验收意见并盖章。没有完整、准确、系统的文件材料不予鉴定验收。

第十六条  文件材料整理归档的原则是：遵循文件材料的形成规律，保持归档文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管利用，应能准确反映学校教学、科研和管理活动的真实内容，手续完备，制作和书写材料利于长期保存。

1、归档文件以件为单位进行整理，一般以每份文件为一件，也可视文件材料的实际情况灵活处理。专题性、成套性材料（教学、科研、科技开发、基建、设备）按问题、阶段、结构等分别组件归档。

2、在充分兼顾上述原则和不影响文件有机联系的情况下，同一事由的文件可按永久、长期、短期先后排列。凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对本校、国家建设、历史研究有长远利用价值的，列为永久保管。凡反映学校一般工作活动，在长期内对学校和社会有查考利用价值的，列为长期保管。凡在较短时期内对学校工作有查考价值的，列为短期保管。

第十七条  学校档案分为党群、行政、教学、科研、基本建设、仪器设备、外事、财会、出版、声像实物等10类。各类文件材料的归档范围和保管期限按相关规定执行。电子文件的归档要求按照参照纸质文件材料保管期限执行。

第十八条  归档文件材料移交时间：党政部门和能按年度归档的部门文件材料在次年三月底以前移交档案室；教学部门和能按教学年度归档部门的文件材料应在次年新学年开学后移交档案室；科研、基建等部门应在项目完成通过鉴定、验收后两个月内按专（行）业归档要求移交档案室；财务处应将隔一年度的财务档案于年初移存档案室。

第十九条  接收归档文件材料，必须办理交接手续，填写移交清单，一式两份，写明归档件（份）数、移交时间等，交接双方签名盖章后，各执一份备查。

第四章 档案的具体管理

第二十条  校办集中统一管理学校各门类、各种载体的档案，但对某些需特殊条件保管或利用频繁且具有一定独立性的档案，可根据实际情况，经学校档案工作领导小组批准后，指定有关部门或专人管理，在校档案室备案。

第二十一条  校办对接收的文件材料进行分类、整理归档，排列上架。

第二十二条  校办定期做好档案的鉴定工作。对保管期限已满的档案、已失去保存价值的档案，经有关部门和档案人员的鉴定并登记造册报校长批准后，予以销毁。

第二十三条  校办必须做好档案的统计工作。及时统计档案的收进、移出、利用、销毁等各种数据，按照有关规定，向上级档案管理部门报送档案基本情况统计年报。

第二十四条  校办应会同有关部门定期进行档案密级的审查，根据情况及时调整密级。

第二十五条  校办应做好档案的保护工作，建立相关制度，实行专人负责，严格按“八防”要求管理库房，确保档案安全。应采取先进的保护技术，防治档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。定期检查档案，遇有特殊情况，应向校档案工作领导小组汇报，及时处理。

第二十六条  加强档案管理的基础建设，逐步实现档案的网络化、数字化管理。

第五章 档案的利用与开放

第二十七条  校办应按照《档案法》的规定，向全校以及全社会开放属于开放范围的档案。凡涉及党和国家秘密、专利或技术秘密、个人隐私、档案形成部门规定限制利用的档案不宜开放。

第二十八条  学校设立专门的阅览室，并提供档案室目录和各种检索工具；查、借阅本校档案需严格按照相关规定办理利用手续。

第二十九条  校办工作人员应熟悉馆藏档案，了解学校各项工作的需要，加强档案编研工作，大力开发档案信息资源，有计划地对档案资料进行研究整理，编辑出版各种汇编资料和编研成果，为学校教学、科研和管理工作服务，为社会各方面工作服务。

第三十条  校办应采取多种形式（如举办档案展览、陈列、建设档案网站等），积极开展档案宣传教育工作。

第六章 经费、库房、设备

第三十一条  档案工作所需经费应由学校单独立项，列入学校年度经费预算。各部门应对用于保存本部门归档文件所需的档案装具等设备在经费中给予支持，并为本部门档案管理人员提供必要的工作条件。

第三十二条  学校根据现有规模、发展规划和现代化管理需要，为档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。库房应有防霉、防盗、防火、防水、防潮、防尘、防高温、防强光、防有害气体和有害生物的保护措施。

第三十三条  根据工作需要，学校应有计划地为档案部门配置相应档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，使档案管理现代化同学校管理现代化同步发展。

第七章  附  则

第三十四条  本办法自发布之日起施行，由学校办公室负责解释。