扬州中瑞酒店职业学院公文处理办法

扬中瑞〔2018〕25号

第一章  总  则

第一条  为高效、规范、科学处理学校公文，提高公文处理的效率和质量，依据《国家行政机关公文处理办法》和有关规定，制定本办法。

第二条  本办法所称公文处理，包括发文处理和收文处理。其中，发文处理指包括公文拟制、签发、印制、分发、归档等衔接有序的工作；收文处理指对公文的签收、登记、分送、传阅、拟办、批办、承办和催办等紧密相连的工作。

第三条  学校办公室是公文管理的职能机构，负责校级公文处理，并管理和指导各部门、各单位的公文处理工作。学校其他各部门，不得越过学校直接对外正式行文。

第四条  本办法对学校各处（室）、各学院（系）的公文处理均有效力。各单位应参照本办法做好本单位的公文处理工作。

第二章 发文种类

第五条  学校的发文，按文体分类，主要为以下11种常用公文。凡条例、制度、规定、办法、细则等规范性公文，须列为发文附件，用决定、公告、通告、通知等常用公文发布。

11种常用公文如下：

1．【意见】用于对重要事项做出分析判断和提出处理办法。

2．【决定】或【决议】用于对重要事项做出的决策。校行政发文只用决定，校董事会、党支部发文可用决定，也可用决议。

3．【公告】用于向校内外宣布重要的或者法定的事项。

4．【通告】用于在一定范围公布应当遵守或周知的事项。

5．【通报】用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或交流情况。

6．【通知】用于发布规章制度，传达上级指示，转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，发布下级机关及有关单位须知的事项，以及人事任免等。

7．【报告】用于向上级机关汇报工作，反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。

8．【请示】用于对具体的单一的事项向上级机关请求指示或批准。

9．【批复】用于答复校部门、单位的请示。

10．【函】用于与不相隶属机关商洽工作，询问和答复问题；向有关业务主管部门就业务事宜商请批复等。

11．【会议纪要】用于记载或发布会议主要精神和议定事项。

第六条  学校发文按版头字号不同，分为以下3种：

1.［扬中瑞董］用于印制以学校董事会名义向上级机关和有关部门的报告、请示，以及向学校董事和校内经董事长同意印发的有关公文。

2.［扬中瑞党］用于印制以学校党支部名义向教育厅党组、省委教育工委、市委等上级党的领导机关的报告和请示，以及向校内印发经党支部决定的有关重大事项的公文。

3.［扬中瑞］用于印制学校行政向上级机关和其他非主管部门的报告和请示及校内印发经主管校领导同意的公文。

学生处、教务处等部门以学校名义下发的文件，可分别以［扬中瑞学］、［扬中瑞教］等印制文件。

第三章 发文格式

第七条  发文格式包括眉首、主体和版记等三部分。眉首部分一般应标有秘密等级、紧急程度、发文机关、发文字号、签发人等内容；主体部分一般应具有标题、主送机关、正文、附件说明、成文时间、印章、附注、附件等内容；版记部分应标明主题词、抄送机关、印发机关和印发日期。

第八条  对格式内容的规范：

（一）发文版头：［扬中瑞董］文件，用“扬州中瑞酒店职业学校董事会文件”版头；［扬中瑞党字］文件，用“中共扬州中瑞酒店职业学院支部委员会文件”版头；［扬中瑞］文件，用“扬州中瑞酒店职业学院”版头；［扬中瑞学］、［扬中瑞教］文件，用“扬州中瑞酒店职业学校文件”版头。

（二）发文字号：包括发文机关代字、年份、序号等三部分。学校党支部发文的机关代字为“扬中瑞党字”，学校行政发文的机关代字为“扬中瑞”；学校党支部和行政联合发文，只标明党支部发文字号；发文字号用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数字标识，年份应使用全称并加“［］”，序号前不用“0”占位，不加“第”字。

（三）签发人：上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧，发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字。

（四）标题：一般由发文机关名称、公文主题和文种三部分组成。发文机关名称用全称或规范化简称；标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号；转发公文的标题不能省略原公文的标题，并引发文字号；标题回行时，做到词意完整，排列对称、间距恰当。

（五）主送机关：用全称或者规范化简称、同类型机构统称。“会议纪要”只标识发送机关。

（六）正文：应当行款恰当，开头、结尾、层次、段落的书面标志要鲜明。回行时不得将年份、数字分开；结构层次序数分级应当为一、（一）、1、（1），结构层次序数可越级使用，但不能逆用。附件中规范性公文的结构层次序数，视需要可分为章、条、款、项、目。

（七）附件：应当标明附件名称；附件如有序号，应当用阿拉伯数字注明；附件名称后不加标点符号。附件名称很长需要回行时，应当与附件名称的文字对齐；正文中已经注明附件（表）的，不再标明附件名称。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件上标识公文的发文字号并在其后标识“附件”（或带序号）。

（八）成文日期：以签发人签发日期为准，联合行文以最后签发人签发日期为准。党支部发文用阿拉伯数字、行政发文用汉字标明年、月、日，“零”写为“〇”。

（九）印章：除会议纪要外，应加盖印章。党支部发文在发文机关名称和成文日期之上盖印；行政发文不写发文机关名称，只标识成文日期，在成文日期上加盖发文机关印章。学校党支部、行政联合发文，同时加盖学校党、政印章，排列顺序党支部印章在前，行政印章在后。当公文排版后所剩空白置不下印章位置时，应调整页面行距加以解决，务必使印章与公文主体同处一页，不得标识“此页无正文”。

（十）抄送机关：应当使用全称或规范化简称、统称，有序排列。发文如有抄报机关，亦应使用全称或规范化简称，在抄送机关之上排列。

（十一）印发说明：在抄送机关下一行左右各空一个字标识，左标公文承印单位，一般为扬州中瑞酒店职业学校办公室，右标年月日，用阿拉伯数字。

第九条  发文的纸张规格及印制。

（一）发文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm）纸张。

（二）公文印制时字号的选用，一般按大标题、小标题、公文主体等顺序从大到小选用。公文大标题用2号方正小标宋简体字，小标题用3号宋体字，公文主体用3号仿宋体字；秘密等级、紧急程度、“主题词”用3号黑体字，主题词用3号小标宋体字。

第四章 发文办理程序

第十条  学校发文应执行以下程序：拟稿→审核→清样→填单→呈送→签发→登记→印制→装订→盖印→发送→存档。所列环节必须依次完成，不得省略或逆行。

第十一条  发文办理各环节的具体规范：

1．拟稿。学校发文要依据工作需要和校领导授意拟稿。内容比较单一、工作主管部门比较明确的公文，由工作主管部门草拟；内容较为综合或主管部门不很明确的公文，由学校办公室负责组织起草。

2．审核。校办主任对文件的审核负总责。必要时，校办主任可协调有关方面负责人或请求主管校领导或提交有关会议审定。审核的内容主要有三个方面：一是发文内容是否符合国家的法律、法规、方针政策的规定，是否符合上级机关的指示精神，是否完整准确体现发文机关的意图；二是发文有无必要，是否切实可行，是否需要与其他工作统筹协调；三是公文格式和文字是否规范，用词是否得当、语句是否通顺，并确定以什么名义和形式发文。

3．清样。文稿经校办主任校核后，返回起草人。对确定以学校名义的发文，交由起草人根据办公室提出的意见修正原稿，校对无误后，用A4打印纸打印清样，然后将文稿修改原稿、文稿清样与清样电子稿一并交至校办。

4．填单。校办出具统一印制的公文签发单。由拟稿人填写公文签发单的以下内容：文件标题、紧急程度、主送单位、抄报、抄送单位、拟文单位、拟稿人、录入人、校对人、打印份数、拟稿单位审核意见（单位负责人须亲笔签名）。

5．呈送。将文稿清样连同公文签发单呈送分管校领导。文件内容涉及多位校领导时，须会签。

6．签发。签发内容包括：是否同意发文、签发人姓名、签发时间。须使用符合存档要求的黑色签字笔填写。

7．登记。校领导签发后，由办公室在发文登记簿上登记，并编制发文序号。

8．印制。由办公室做最终校对，文印室按规范版式、字号排版印制。

9．装订。由文印室装订成份。

10．盖印。除会议纪要外，均应加盖印章。

11．发送。对普发性下行文件一般由校办编发；对重要的下行文件，由校办派人送达或通知来人领取，并要求收受者签收；对上行文件，一般由校办按规定选择及时、准确、安全的送达方式发送，对重要发送件要向传递者索要回执，并注意落实请示件有无回复。

12．存档。文件发送完毕，将文件原稿、校领导重要修改稿、正式文件（包括附件）和重要发送件的回执、请示件的回复及发文单一并存档。

第五章 收文办理

第十二条  收文办理主要包括签收、登记、分送、承办和催办等程序。

收文统由校办专职人员办理签收。发送给校领导的公文，除标明“亲收”、“亲启”字样外，由校办专职人员签收并拆封；通过会议等其他渠道发送给本校的公文，代领人员要及时到校办办理签收手续，不办理签收手续的，学校将追究其责任。

第十三条  文件办理的主要程序是：

1．编号、登记。由校办专职人员按收文时间先后编号，加盖收文章，然后将收文编号、收文日期、来文单位、来文字号、来文标题、秘密等级、缓急程度、主送机关、成文日期、分送范围、收文份数等在收文簿上填写清楚。

2．分送。校办专职人员填写收文办理单或通过办公系统，送给校办主任；校办主任应根据校领导分工及时将文件批转主管校领导阅示；分管校领导应对文件及时做出具体批示。

3．承办。校办根据分管校领导的批示，将文件送给主管部门阅办。凡主管部门职权范围内可以办理或答复的事项，承办部门应直接办理或答复呈文机关；凡涉及其他部门业务范围的事项，承办部门应主动与有关部门协商办理；凡需报请上级机关审批的事项，承办部门应提出处理意见并代拟文稿，若需会签，经有关部门会签后，连同交办的文件，一并送到学校办公室报请上级机关审批。

4．催办。校办对承办情况进行督促落实。应根据其轻重缓急，进行定期催办和及时催办，校办主任定期或随时向校领导反馈办理情况。

5．归档。校办要适时将阅完的阅件收回。该清退的及时清退，该存档的整理存档，特别是对校领导做出批示的阅件，应将原件及时收回或打印存档备查。

第六章 公文的整理归档

第十四条  公文办理完毕，应按《扬州中瑞酒店职业学校档案管理办法》，将有关材料收集或打印齐全，进行整理归档。不得由各单位和个人分散保存应该集中统一归档的公文材料。原件由档案室整理归档，相关部门保存复制件。

第十五条  查阅、借阅、摘抄或复制归档公文，应按照档案管理规定，履行登记、审批等手续。

第七章 附则

第十六条  本办法适用本校的常用公文，自发布之日起施行，由学校办公室负责解释。